Het sorteren, filteren en analyseren van grote hoeveelheden gegevens kan een intimiderende taak zijn. Maar moderne spreadsheetprogramma’s zoals Microsoft Excel kunnen het proces vergemakkelijken. Met draaitabellen in Excel kunt u snel grote hoeveelheden gegevens ordenen, sorteren, filteren en analyseren. En hoe kunt u dit het beste leren? Door het volgen van Excel cursussen leert u alle ins en outs van Excel.
Wat zijn draaitabellen?
Draaitabellen zijn krachtige hulpmiddelen in Excel waarmee gebruikers snel en gemakkelijk gegevens kunnen samenvatten, manipuleren en analyseren. Met eenvoudige drag-and-drop commando’s kunt u gegevens draaien zonder ingewikkelde formules of berekeningen. In wezen kunt u met draaitabellen een “filterbare samenvatting” van uw ruwe gegevens maken die kan worden gebruikt om zinvolle inzichten te genereren.
Een draaitabel maken
De eerste stap in het gebruik van een draaitabel is er een te maken van uw dataset. Om dit in Excel te doen, selecteert u een willekeurige cel in uw dataset en navigeert u naar het tabblad Invoegen op de werkbalk van het lint. Selecteer de knop “Draaitabel” in de groep “Tabellen”. U wordt dan gevraagd te selecteren waar u uw nieuwe draaitabel wilt hebben en welk celbereik het moet gebruiken voor de brongegevens (in dit geval alle cellen in uw dataset). Als u op OK klikt, wordt een nieuw werkblad geopend met een lege draaitabel waarmee u aan de slag kunt.
Velden toevoegen
Nu u uw draaitabel hebt gemaakt, is het tijd om te selecteren welke velden (kolommen) uit uw oorspronkelijke dataset u in uw analyse wilt opnemen. Om dit te doen, opent u het deelvenster “Lijst met velden van draaitabellen” aan de rechterkant van uw blad, als dit nog niet geopend is, door “Analyseren” te selecteren op de werkbalk van het lint, gevolgd door “Lijst met velden” Van hieruit sleept u elk veld gewoon naar het gebied Rijen of Waarden, afhankelijk van hoe u het wilt sorteren/analyseren – rijen worden kopjes, terwijl waarden numerieke cijfers worden die kunnen worden samengevoegd via diverse functies zoals som of gemiddelde. U hebt ook extra mogelijkheden om bepaalde waarden in deze velden te filteren – klik gewoon op een rubriek onder een rij of waarde en selecteer “Filter” gevolgd door “Labelfilters” (of Waardefilters, afhankelijk van welk type filter u wilt toepassen).
Uw resultaten visualiseren
Nadat u alle relevante velden aan uw draaitabelwerkblad hebt toegevoegd en de nodige filters hebt toegepast, is het nu belangrijk om alle samengevatte informatie te visualiseren via grafieken – op die manier is het veel gemakkelijker om patronen en trends in grote datasets in één keer te begrijpen in plaats van ze manueel cel per cel te doorlopen. Om dit te doen dubbelklikt u gewoon op een numerieke waarde binnen de sectie Waarden (niet de rijen) en selecteert u vervolgens een van de vele grafiekopties die beschikbaar zijn in de werkbalk van het Excel-lint onder Grafieken > Grafiektype invoegen > Selecteer grafiektype dropdown menu. Dit zal een grafiek direct invoegen in uw blad die trends illustreert op basis van welke functie (som/gemiddelde enz.) eerder werd toegepast.
Draaitabellen beheersen
Het leren gebruiken van draaitabellen in Excel is zeker geen sinecure, maar er zijn tegenwoordig veel online en offline hulpmiddelen beschikbaar die kunnen helpen de basis en meer geavanceerde functies te begrijpen. Deze variëren van gratis online tutorial video’s zoals die op YouTube, tutorials die rechtstreeks in Excel zelf zijn opgenomen, tot cursussen in eigen tempo aangeboden door aanbieders zoals Groupon of Udemy. Door gebruik te maken van een of meer van deze mogelijkheden, kan iedereen die zijn vaardigheid in het werken met grote datasets in Excel wil vergroten, zichzelf goed uitrusten na het beheersen van deze vaardigheden.